Każdy szef marzy o zgranym zespole pracowników, który porozumiewa się bez słów. Wykonuje swoją pracę solidnie, na czas i uśmiechem na twarzy. Każdy zespół pracowników marzy o szefie, który wyznacza konkretne zadania, czyli wie czego chce i bierze pod uwagę zdanie pracowników. I o współpracownikach, na których można polegać, kiedy coś mówią, że zrobią, to zrobią, a poszczególne części zadania przechodzą płynnie z rąk do rak. A może powinnam napisać, z biurka na biurko. Wszyscy wtedy byliby zmotywowani i zwyczajnie lepiej by się pracowało, a zadania byłby wykonywane na czas. Tymczasem rzeczywistość bywa inna. I nie zawsze powodem jest tutaj motywacja pracowników. Natomiast bardzo często szwankuje komunikacja w zespole i jest to część, nad którą można, trzeba i warto pracować cały czas.

Oto 3 największe błędy w komunikacji w zespole. Błędy dotyczą tutaj zarówno relacji szef- podwładny, jak i relacji równoległych, pomiędzy współpracownikami.

Powiadamianie

Komunikacja to wymiana. Komunikacja to ja i Ty. Komunikacja to mówienie i słuchanie. Tymczasem ludzie się powiadamiają, czyli tylko mówią. Wyobraź sobie szefa, który przychodzi i mówi, że coś masz zrobić na dziś, a najlepiej na jutro. Nie słucha, że jesteś zawalona robotą i już masz nadgodziny. Podobnie współpracownik. Mówi, że nie ruszy swojej części, dopóki nie dostanie od Ciebie tego i tego. I nie słucha, że w tym momencie nie masz np. dostępu do danych. Jak Ty się wtedy czujesz? Sądzę, że przede wszystkim dość przedmiotowo. Być może pominięta i nie wzięta pod uwagę. Pewnie za tym idzie poczucie braku szacunku. Wtedy rośnie Twoja irytacja, a motywacja maleje.

Przestańmy się powiadamiać, zacznijmy się komunikować. Czyli zarówno mówię, jak i słucham. Mówię swoje zdanie i słucham, co Ty chcesz mi powiedzieć. Mówimy to, co chcemy powiedzieć, wyrażajmy swoje prośby, ale również słuchajmy, co druga strona ma do powiedzenia, jakie jest jej stanowisko. Wtedy można mówić o WSPÓŁ-pracy, a nie tylko mechanicznym wykonywaniu swoich zadań.

Słyszę, co chcę

Ty mówisz, że nie masz dostępu do danych, a kolega z biurka obok uważa ( choć nie zawsze na głos to powie), że jak zwykle robisz problem. Ty mówisz, że już robisz nadgodziny, a szef uważa, że przesadzasz. Ludzie się zwyczajnie nie słuchają. Bo każdy myśli i mówi o sobie, i każdy w swojej głowie, filtruje usłyszane słowa poprzez swoje przekonania.

Zatrzymaj się. Nie pędź. Weź oddech. Jak już powiedziałaś, co masz do powiedzenia, to przekieruj uwagę na drugą osobą. I posłuchaj. Słów, które padają, a nie tego, co mówi Twoja głowa. Nie oceniaj. Słuchaj. Przestań myśleć, że Twoje przekonania i Twoja racja jest lepsza i ważniejsza i Ty wiesz lepiej. Słuchaj i staraj się zrozumieć. Zamień się na chwilę miejscami z tą osoby, aby zobaczyć świat zza jej strony biurka. I zamiast skupić się na tym, co TY uważasz, że ktoś powinien, skup się na szukaniu rozwiązań wyzwania, jakie się pojawiło.

Dobrym pomysłem jest zadać pytanie: ok, co możemy zatem z tym zrobić?

WSPÓŁ- praca polega na znajdowaniu wspólnie rozwiązań i braniu pod uwagę zarówno trudności, jak i pomysłów drugiej strony.

Błędnie formułowane prośby i polecenia

Chyba jeden z największych błędów komunikacyjnych, czyli źle wyrażane prośby. Prośby i polecania, aby były możliwe do spełnienia, w jak najkrótszym czasie lub w czasie do tego przeznaczonym powinny być odpowiednio formułowane. Oto cechy dobrego polecenia/ prośby:

– możliwe o spełnienia. Zatem nie proś, co jest niemożliwe np. przysłanie danych, które nie są dostępne.

Jak często dostajesz takie zadania?

– pozytywna. Proś o to, czego chcesz, zamiast tego, czego nie chcesz.

Prosisz aby projekt wyszedł na czas, zamiast o to aby się nie spóźnić.

– proś w języku osobistym, czyli zaczynaj zdanie od „ja”. Ja proszę, aby Pani, Pani Basiu…., zależy mi aby…. ważne jest dla mnie abyśmy….

– konkretna. Mów dokładnie na kiedy ma coś być zrobione, gdzie i komu ma być dostarczone.

Oto przykład: Zależy mi, aby raport sprzedaży kokardek z czerwca 2018 był u mnie na biurku jutro czyli w czwartek, do godziny 11.00.

Nie ma znaczenia, jak dziwnie to brzmi, że nie mówimy tak na co dzień, że to bez sensu, podawać tyle informacji. To ma sens, ponieważ cele jest się dogadać, mieć efekty i czas. Zatem komunikować się trzeba wprost, szczegółowo, z uważnością na słowa swoje i drugiej osoby. Ot i cały przepis na komunikacyjne porozumienie między ludźmi.

Marzena Kopta
trener komunikacji opartej na Porozumieniu bez Przemocy ( NVC), certyfikowany coach w podejściu Zen Coachingu. Uczy kobiety odważnie wyrażać siebie oraz budować relacje, w których ich potrzeby są na równi z potrzebami innych osób. Pomagam im uporządkować chaos w życiu oraz radzić sobie ze stresem, dzięki temu są przygotowane do dokonywania wyborów w ważnych dla siebie momentach życiowych. Autorka książki „Podążąjąc za Żyrafą”, w której opisała komunikacje ze swoją czteroletnią wtedy córką.