admin
6 lipca, 2022
Gdy pracownik wysyłany jest w podróż służbową, dochodzi do powstania kosztów, które musi pokryć jego pracodawca. W takim przypadku prowadzone jest fakturowanie i rozliczenie kosztów podróży służbowej, które odbywa się na określonych zasadach. O czym trzeba pamiętać?
Pracownik w podróży służbowej
Wysłanie pracownika w podróż służbową stosowane jest w wielu branżach, na przykład w celu spotkania się z klientem albo kontrahentem, załatwienia określonych spraw. Wówczas przepisy przewidują pokrycie powstałych kosztów podczas takiej podróży przez pracodawcę.
Podróż służbowa jest wtedy uznawana jako wykonywanie obowiązków na polecenie pracodawcy w obszarze poza miejscowością, która jest stałym miejscem pracy i siedzibą firmy.
Zasady, na których prowadzone jest rozliczenie podróży służbowej, znajdują się w przepisach prawa i mogą one również znajdować się w regulaminach, umowach, postanowieniach układu zbiorowego pracy.
Podstawą prawną jest w tym przypadku Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Zwrot kosztów za podróż służbową – za co przysługuje?
Gdy pracownik jest wysyłany w podróż służbową – krajową albo zagraniczną – przysługują mu:
1. Dieta
Stosowana jest ona jako ekwiwalent kosztów dotyczących wyżywienia przy podróżach krajowych albo wyżywienia oraz drobnych wydatków przy podróżach zagranicznych.
2. Zwrot kosztów
Pracownikowi przysługuje również zwrot kosztów podróży służbowej, który dotyczy w szczególności kosztów przejazdów i dojazdów, kosztów noclegów, a także innych wydatków, które zostały odpowiednio uzasadnione oraz udokumentowane.
Wobec tego w celu pokrycia kosztów związanych z podróżą służbową pracownik musi uzyskać ich potwierdzenia. Najlepiej, aby była to faktura, ponieważ dzięki niej można potem odpowiednio rozliczyć koszty. Również mogą być to inne potwierdzenia kosztów, na przykład bilety albo rachunki.
O czym należy pamiętać przy rozliczaniu podróży służbowej?
Pracodawca, który prowadzi rozliczenie podróży służbowej, musi pamiętać o określonych przepisach.
Przede wszystkim rozliczenie podróży służbowej powinno być przeprowadzone w terminie do 14 dni, licząc od momentu jej zakończenia.
Przy rozliczaniu trzeba pamiętać o stosowaniu aktualnych kwot za diety, których wysokość zależna jest również od czasu trwania podróży i jej kierunku.
W przypadku rozliczania kosztów podróży można również rozliczyć VAT na zasadach ogólnych. Natomiast nie jest możliwe odliczenie podatku VAT w przypadku wydatków poniesionych za noclegi oraz za usługi gastronomiczne. Przy kosztach noclegu można wtedy zaklasyfikować podatek VAT jako koszty uzyskania przychodu.
